Grote projecten zijn topsport. Tijdens het klantenevent van Siemens Mobility gingen ervaren projectmanagers en voormalig F1-coureur Robert Doornbos samen met de aanwezigen op zoek naar mogelijkheden om dergelijke projecten nog beter te managen.

Niet techniek of contracten maar ‘soft skills’ zijn er vaak de oorzaak van dat grote bouwprojecten met vertraging of budgetoverschrijding te maken krijgen. Dat blijkt uit een recent interview van NRC met Arent van Wassenaer. Hierin vertelt de bouwadvocaat hoe de één vaak aanneemt dat de ander het probleem wel zal oplossen. “Je hebt in elk bouwproject technische problemen. De vraag is hoe je die samen oplost, zonder dat het conflicten worden.”

Ook in de topsport spelen teamgeest en communicatieve vaardigheden een belangrijke rol. Volgens Robert Doornbos wordt succes in de F1-sport slechts voor 20% bepaald door de coureur en voor 80% door de auto. Achter iedere profcoureur staat dan ook een technisch team van zo’n 700 mensen, die allemaal focussen op hetzelfde doel. Engineers ontwerpen en bouwen in overleg met de coureur de auto. Ze bepalen ook gezamenlijk de racestrategie. “Winnen en verliezen doe je samen”, aldus Doornbos.

Heelheid

Het focussen op het gezamenlijke, integrale einddoel leidde enkele jaren geleden tot een positieve ommezwaai bij de aanleg van de Noord/Zuidlijn, waarvoor Siemens de stationssystemen en centrale bediening levert. Dit multidisciplinaire project was opgeknipt in werkpakketten met een verantwoordelijke per pakket. Een raakvlakmanager moest toezien op de onderlinge afstemming. Gaandeweg ontstonden scheurtjes in het gezamenlijke doel. Met als gevolg ontwerpen die niet op elkaar aansloten, budgetoverschrijding en een gebrouilleerde samenwerking. Een nieuwe projectmanager, Gerard Scheffrahn, herstelde de ‘heelheid’ in het team. Opdrachtgever en -nemers bleken nog steeds de ambitie te delen om de oorspronkelijke opleverdatum te halen. Hierop werd de klemtoon gelegd in een nieuw alliantiecontract. Scheffrahn: “Een gezamenlijke focus op het einddoel motiveert en voorkomt dat de kwaliteit van de besluitvorming afneemt waardoor faalkosten optreden. Wij hebben gezamenlijke ontwerp-, test- en planteams samengesteld en het leeraspect geïnstitutionaliseerd in onze planning: door het eerste station gezamenlijk te testen, konden we de ervaringen meenemen naar de andere stations.”

 

Samen sturen

Ook bij de renovatie van het stuwensemble in de Nederrijn en Lek houden opdrachtgever en -nemer het gezamenlijk einddoel voor ogen. Ze sturen samen op verantwoordelijkheid. Siemens voert dit multidisciplinaire project samen met partners uit op basis van een Design & Construct-contract. Dirk-Jan Kiljan, technisch manager namens Rijkswaterstaat, spreekt van een ingewikkeld project met veel stakeholders. Het ontwerp van de stuwen is destijds niet voorzien op onderhoud. De renovatie vindt plaats tijdens bedrijf. Als het misgaat, kunnen de gevolgen enorm zijn. Kiljan: “We voorkomen fouten door samen te focussen op het integrale einddoel en oplossingsgericht te denken. Dit vergt wederzijds vertrouwen en respect voor elkaars belangen. Inlevingsvermogen, de moed om fouten toe te geven en het lef om impasses te doorbreken.”

Planning leidend

Rogier Colijn, student lucht- en ruimtevaarttechniek aan de TU Delft, is dit jaar technisch en financieel manager van het Student Formula Team Delft, dat deze zomer probeert de eerste plaats te pakken tijdens de internationale Formula Student Competitie. De 70 teamleden ontwierpen en bouwden met minimale ondersteuning van de universiteit en onder hoge tijdsdruk hun eigen raceauto. Vooral planning was volgens Colijn zeer belangrijk. “Daarnaast heb ik als manager geleerd helder met het team te communiceren en overal marges mee te snoepen.”

 

Slim met Scrum

Siemens Mobility experimenteert momenteel met de Scrum-methode om software te bouwen in het kader van Talking Traffic. Zelfsturende teams ontwikkelen in sprints van twee weken een demonstrable product. Na de gezamenlijke beoordeling met de klant wordt in een volgende sprint het product verbeterd of een beter product ontwikkeld. Scrum vereist focus en concentratie. Product owner Eddy Verhoeven noemt de methode ideaal voor softwareontwikkeling: “Talking Traffic is uitdagende materie. Je weet op voorhand niet wat het wordt en wat het effect is. We willen overbodige documentatie en kostenoverschrijdingen vermijden. Met Scrum kunnen we tijdens de ontwikkeling snel falen, leren en verbeteren. Waardoor we snel tot fit-for-purpose producten komen.” De teams bepalen zelf of het haalbaar is om binnen twee weken een demonstrable product te bouwen. Dit levert gezamenlijk commitment en verantwoordelijkheid op. Verhoeven: “Je maakt samen plannen en heft samen blokkades op. Dit creëert draagvlak, begrip, constante verbetering, een hoog tempo en fun. Voortschrijdend inzicht wordt hierdoor een zegen in plaats van een vloek.”

Gezamenlijk avontuur

Aan de hand van stellingen ging dagvoorzitter Rutger Mollee op zoek naar manieren om het management van grote projecten te verbeteren. 90% van de aanwezigen vond dat de huidige manier van contracteren niet aansluit bij de eisen die dergelijke projecten stellen. Uit een paneldiscussie bleek dat niet de contractvorm, maar de samenwerking bepaalt of een project succesvol wordt. Wat niet wegneemt dat in de praktijk vaak slechts 1 van de 2 partijen het risico draagt. Eddy Verhoeven wil in contracten meer prikkels terugzien voor collectief presteren in plaats van prikkels om bonussen te scoren. Gerard Scheffrahn heeft goede ervaringen met alliantiecontracten: “Deze houden de markt scherp omdat ze de concurrentie niet uitschakelen. Maar tegelijkertijd wordt het projectmanagement een gezamenlijk avontuur.”

Innovatie

80% van de aanwezigen vond dat het in grote projecten, in tegenstelling tot topsport, aan innovatie ontbreekt. De meeste panelleden waren het hier niet mee eens. Verhoeven: “Zonder innovatie geen succesvolle projecten. Ingenieurs zijn nu eenmaal ingenieus.” Scheffrahn: “Innovatie zit naast de techniek ook in de manier waarop je dingen organiseert. Juist op dat vlak zie ik de afgelopen jaren veel vernieuwing.” Léon Soulier (Siemens Mobility) pleitte voor extra ruimte in contracten om te kunnen innoveren. Scheffrahn sloot zich hierbij aan: “We meten het succes van projecten nog te vaak af aan tijd en geld in plaats van aan maatschappelijke meerwaarde. Als je dat verandert, komt het managen van grote projecten in een heel andere context te staan.”