Nu reizen vrijwel onmogelijk geworden is kan Siemens Mobility gelukkig veel werkzaamheden op afstand uitvoeren. Voor een groot project in het buitenland vond onlangs de eerste FAT (Factory Acceptance Testing) volledig remote plaats. “Dankzij de inzet van moderne technologie lopen projecten ook in deze tijd geen vertraging op”, zegt Wouter Jinssen. “Meer nog: het brengt je als projectpartners zelfs dichter bij elkaar.”

De test- en serverruimte van Siemens Mobility in Zoetermeer ziet er in deze tijden enigszins ‘spookachtig’ uit, vertelt Wouter, senior key expert engineering. Er valt geen mens te bespeuren, alleen een hoop knipperende lampjes die onder meer aangeven dat ruim dertig collega’s vanuit hun home office op het systeem aan het werken zijn. Siemens Mobility heeft er al bij het begin van de coronapandemie voor gezorgd dat dit mogelijk werd. Daar hebben collega’s zich intensief voor ingezet, en dat verdient een pluim.

Minder reizen

“Bij de pakken neerzitten is in deze tijd geen optie”, zegt Wouter. “We moeten ervoor zorgen dat we met de technische middelen die we hebben de continuïteit van ons werk, en dus ook onze omzet, borgen.” Siemens Mobility was al voor de corona-uitbraak bezig met de voorbereidingen om op termijn meer taken op afstand te kunnen uitvoeren. Dit spaart veel reistijd van en naar klanten, partners en projecten in het buitenland. Minder reizen levert een bijdrage aan een schoner klimaat en is ook minder belastend voor de medewerkers. Wouter: “Persoonlijk heb ik voor m’n werk de halve wereld gezien, maar nu ik kinderen heb, blijf ik graag wat vaker thuis. Dit geldt voor wel meer collega’s.”

Snel digitaliseren

Door corona kwam deze ontwikkeling in een stroomversnelling. De crisis dwingt bedrijven op digitaal vlak sneller in actie te komen, anders missen ze de boot. “In onze business gaat het een stap verder dan alleen online vergaderen”, geeft Wouter aan. “Wij moeten ook zaken op afstand kunnen besturen, en natuurlijk moet dat goed beveiligd zijn. Cyber security is een belangrijk aandachtspunt. Onze virtuele servers in Zoetermeer hadden voor corona slechts een beperkte dataverbinding naar buiten. Nu is deze verbinding de slagader van ons bedrijf geworden.”

FAT op afstand

Voor een groot project in het buitenland levert Siemens Mobility een breed pakket aan tunneltechnologie. De eerste FAT vond onlangs volledig op afstand plaats en was een succes. “We zijn blij dat onze opdrachtgever het vertrouwen in ons gesteld heeft dat we de FAT op deze manier optimaal konden laten plaatsvinden. Om te borgen dat alles goed zou verlopen, hebben we voorafgaand aan de FAT een test-run gedaan. De FAT vond plaats als een Teams-meeting, waarbij de opdrachtgever via drie camera’s kon meekijken in onze testruimte in Zoetermeer om te getuigen dat alles goed ging.”

Portable testen

Digitalisering is een complex traject waarin je iedereen moet meekrijgen: klanten, partners en collega’s. Wouter: “De techniek is er al lang, maar mensen moeten haar willen en kunnen gebruiken. Sommige klanten hebben nog koudwatervrees. Ze zijn bang dat het niet lukt en dat de oorzaak dan bij hen ligt. Je moet elkaar daarin helpen, want uiteindelijk heeft niemand er belang bij dat projecten vertraging oplopen. Daarom hebben we een portable oplossing ontworpen voor het testen op afstand. Via een 4G-modem kunnen klanten en partners een beveiligde directe dataverbinding opbouwen met onze  testopstelling in Zoetermeer. Een Spaanse projectpartners binnen een internationaal project waar ook wij bij betrokken zijn, heeft onlangs zo’n modem ontvangen. Hierdoor konden onze engineers thuis op een knop drukken en online zien hoe in Madrid een afsluitboom opende via een livestream.”

Echte teamprestatie

Voor FAT’s op afstand spreekt Siemens Mobility met de andere betrokkenen sociale regels af. Een FAT is immers vaak een spannend moment en niet alles gaat in één keer goed. Dat kan volgens Wouter tot wederzijdse irritatie leiden. “Als je fysiek bij elkaar bent, kun je hier makkelijker mee omgaan. Om ervoor te zorgen dat online vergaderen efficiënt blijft verlopen spreken we vooraf af binnen hoeveel tijd een issue afgehandeld dient te zijn. Als dit niet lukt lassen we een pauze in, nemen er een kop koffie en een koekje bij, praten over andere zaken en proberen het daarna opnieuw. Remote testen is voor iedereen nieuw en dus ook spannend. Het is dan ook heel belangrijk goede afspraken te maken en vertrouwen te hebben in elkaar. Op deze momenten wordt heel erg duidelijk dat je het als team doet. Wij hebben ook echt gemerkt dat iedereen er volop wilde voor gaan.”

Virtueel koffiemoment

Ook intern organiseert Siemens Mobility regelmatig een virtueel koffiemoment met collega’s om bij te praten over andere zaken dan het werk. Koffiepraatjes zijn nou eenmaal de sociale smeerolie binnen ieder bedrijf en niet iedereen heeft het even makkelijk met de huidige home office-situatie. Wouter: “Ook wij merken dat de ene collega de sociale contacten meer mist dan de andere. Heel begrijpelijk, en mede afhankelijk van de persoonlijke situatie waarin mensen verkeren. Je moet in deze tijd misschien nog wel wat meer dan anders aandacht hebben voor elkaar. Er gewoon even zijn voor elkaar. Vandaar de virtuele koffieautomaat.”